Barbórka od backstage’u

Jak zorganizować najważniejsze górnicze święto? Jak w jednym budynku umieścić wszystkie charakterystyczne i nieodzowne elementy jej tradycyjnych obchodów? Comber babski, Karczma – do zeszłego roku pojęcia te brzmiały dla nas nieco enigmatycznie. Dzięki współpracy z agencją eventową Concept Music Art Sp z o.o. oraz Grupą Manta, możemy śmiało powiedzieć, że o Barbórce wiemy już wszystko.

Barbórka kojarzona jest najczęściej z tradycyjnymi obchodami święta celebrowanego przez górników, jednak co roku, 4 grudnia świętują także geolodzy oraz osoby wykonujące inne zawody związane z pozyskiwaniem paliw kopalnych. Centrum Kulturalno-Kongresowe Jordanki stało się miejscem zeszłorocznej realizacji gali barbórkowej dla polskiej spółki z sektora gazownictwa.

Realizacją wydarzenia zajęły się agencja eventowa Concept Music Art Sp z o.o. oraz Grupa Manta. Współpraca z tak profesjonalnymi i doświadczonymi partnerami była czystą przyjemnością. Choć dla naszych najemców była to pierwsza realizacja w budynku Centrum, odnaleźli się w nim wyjątkowo sprawnie. Podczas wizji lokalnych z klientem zostały ustalone wszelkie szczegóły organizacyjne i koncepcja wizualna obchodów. Wszyscy zgodnie uznaliśmy, że architektura CKK w naturalny sposób wpisała się w klimat górniczego święta.

Najtrudniejszym zadaniem, z którym trzeba było zmierzyć się podczas planowania wydarzenia było wyodrębnienie pomieszczeń dla każdej części obchodów: Akademii, Combra babskiego, Karczmy, balu z częścią artystyczną oraz strefy VIP. Oczywiście CKK Jordanki posiada wiele powierzchni, które doskonale sprawdzają się podczas uroczystych ceremonii, bankietów, wydarzeń kulturalnych, nie często jednak wszystkie z nich wykorzystywane są niemal symultanicznie.

Akademia odbyła się na powierzchni wydłużonego proscenium Sali Koncertowej. Podczas kiedy z balkonu bocznego gazownikom przygrywała orkiestra dęta Akademii Górniczo-Hutniczej, za dźwiękoszczelną kurtyną przeciwpożarową, na pozostałej powierzchni sceny, trwały przygotowania do balu: rozstawiano stoły, przygotowywano podesty sceniczne oraz parkiet taneczny. Po wręczeniu nagród i podziękowaniach dla zasłużonych pracowników, goście podzieleni zostali na dwie grupy. Panowie udali się do Sali Kameralnej, Panie zaś do Sali Prób Toruńskiej Orkiestry Symfonicznej.

Sala Kameralna, po zdemontowaniu widowni, często występuje w roli przestrzeni rozrywkowej. Dla Sali Prób TOS był to debiut – bardzo zresztą udany. Dzięki uprzejmości Orkiestry, sala prób zamieniła się w urokliwy klub, w którym Panie radośnie obchodziły Comber. W Sali kameralnej ustawiono długie, tradycyjne stoły by dać za dość tradycjom Karczmy. W tym samym czasie dobiegały końca przygotowania balu na scenie Sali Koncertowej: kurtyna została podniesiona, na proscenium pojawiły się ostatnie okrągłe stoły. Foyer na poziomie +1 wykorzystano jako strefę VIP.

Po zakończeniu tradycyjnych części Barbórki, goście ponownie spotkali się by wspólnie wziąć udział w balu. Umieszczenie go w całości na powierzchni sceny Sali Koncertowej znakomicie się sprawdziło. Organizatorowi zależało na odrębnej powierzchni dla tej części realizacji, ale także na zaskoczeniu gości. Byli zachwyceni odwróceniem ról. Na co dzień występują bowiem jako widzowie. W tak nietypowej aranżacji stali się gwiazdami wieczoru.

Zakres prac wymagał od wszystkich ekip pełnego zaangażowania, przez niemal cztery dni najmu. Zdjęcia w galerii poniżej udowadniają, że efekt wspólnych działań był zachwycający. Zespoły CMA, Grupy Manta i CKK pracowały bez wytchnienia, ale było warto: doczekaliśmy się pozytywnej oceny i uśmiechu klienta. Zapewniliśmy gościom niezapomniane przeżycia. To jedna z najbardziej wynagradzających części naszej pracy.

Dominika Nowicka Event Manager w CKK Jordanki: Jakie było największe wyzwanie, z którym musiałaś się zmierzyć podczas organizacji tego wydarzenia?

Natalia Truszczyńska – Account Director | Member of the Board w Concept Music Art Sp. Z.O.O. : Jednym z największych wyzwań eventu był krótki czas jaki mieliśmy na zmianę ustawienia Sali głównej po części konferencyjnej na część wieczorną połączoną ze spektaklem multimedialnym oraz występem na szarfach akrobatów. Dzięki możliwościom technicznym obiektu oraz zaangażowaniu całego zespołu w 2 godziny udało nam się zamienić aranżację sali z konferencyjnej na bankietową.

/D.N./